[스탠포드대학교 연구정책] (27) 서비스 센터 운영 관행

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[스탠포드대학교 연구정책] (27) 서비스 센터 운영 관행에 대한 보고서 자료입니다.

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위해 이 계정들의 수입과 지출을 합산할 수 있다. 예를 들면 O&M Shops and Utilities 등의 행정 센터들이 그렇다. 또는 수의학 서비스센터 등의 학술 센터도 있다.(동물 사료 PTA, 동물 물품 PTA 등 여러 PTA의 소계에 대한 손익평형아 허용되었지만, 종별 보조금species subsidizing을 근거로 손익평형을 맞추는 것은 허용되지 않는다. 즉, 큰 개의 일일경비를 보조하기 위해 쥐의 일일경비에 더 많은 비용을 부과하는 것은 허용되지 않는다.) 또 다른 서비스센터는 단백질 및 핵산 설비로, "단백질 서열 분석"에 대한 다수의 서비스/요금 모두가 +/- 15% 이내로 합산되어야한다.
D. 회계연도 말 마감 Fiscal Year-end Close
7월 - 8월에 전자 메일을 통해 RAPC는 각 서비스센터 관리자에게 해당 회계 연도 말의 마감 프로세스 및 일정을 설명하는 메모를 배포한다. 메모는 서비스센터 웹 페이지에 게시된다. 일반적 마감 프로세스 책임은 아래에서 논의된다.
1. 서비스센터의 책임
12번째 달에 청구 완료 : 비용을 매출액과 가장 적절하게 조화시키기 위해서는 당월 회계마감까지 매월 수입을 서비스센터 사용자에게 청구billed하는 것이 중요한다. 이는 서비스센터가 12개월분 비용을 12개월분 소득과 일치시켜야하는 회계 연도 말에 특히 중요하다. 회계 연도 말까지 서비스센터 비용을 조정하는 것도 중요하다.
허용 불가 비용 : 허용 불가 비용이나 활동이 학과, 서비스센터 계정에 포함되어서는 안 된다. 각 센터 관리자는 센터 계정에 허용 불가 비용이나 활동이 있는지 검토하고 적절한 비-서비스센터 계정으로 비용을 이관해야한다. 행정 서비스센터는 현재 자본 자산과 관련된 특정의 허용 불가 비용만을 해당 요율에 포함시킬 수 있다. 이 센터들은 회계 연도 말이 다가올 때 모든 비용들이 일반적으로 적합한지를 검토해야한다.
손익 분기 검토 : 각 관리자는 연말까지 서비스센터의 손익분기 비율을 추정해야한다. +/- 5% 또는 +/- 15%를 초과하는 서비스센터 회수액은 섹션 V.E.에 따라 해결되어야한다. 서비스센터 관리자는 RAPC와 +/- 5% 또는 +/- 15%를 초과하는 회수액의 해결책을 논의하고, 이러한 상황을 정정하는 iJournal 번호를 사용하여 RAPC / CMA에 알려야한다.
2. RAPC 검토
학술 서비스센터 Academic Service Centers
12번째 달이 끝나는 동안 RAPC는 학술 서비스센터 계정에 대한 예비 보고서를 검토한다. 각 서비스센터는 허용 불가 비용에 대한 최종 시간, 해당 연도에 기록된 기타 활동 문제점들, +/- 15% 손익평형 확인을 검토 받는다.
RAPC의 검토에서 문제가 발견되면 서비스센터 관리자에 문의하여 문제를 해결한다. 시정 조치에는 다음이 포함된다.
허용 불가 비용을 서비스센터 계정으로부터 이관.
12개월간의 서비스센터 사용에 대한 청구서 작성.
15% 초과회수분의 총액을 모든 사용자에게 비례하여 환불.
15% 이상의 손실 총액을 보증 계정으로부터 조달하거나, 모든 사용자에게 회계 연도 내 사용에 비례하여 비용 청구.
연말 프로세스가 결정되었고 별첨 F에 연말 마감 최종기한을 추가하여 업데이트되었다. 학술 서비스센터는 hard close 돌입이 필요한지 여부를 결정하기 위해 자체 온라인 보고서를 작성해야한다. hard close statements가 인쇄되어 서비스센터에 배포될 것이다.
행정 서비스센터 Administrative Service Centers
행정 서비스센터의 연말 잔액은 연구비/기금 단위로 합산(rolled up)된다. 이러한 서비스센터의 운영 범위와 특성이 보다 광범위함을 감안할 때, soft close 수치들이 확보된 후에 비용을 기록하고 수정하기 위해 종종 hard close 돌입이 필요하다. RAPC/CMA 분석가들은 문제가능성과 +/- 5% 손익평형을 맞추기 위해 행정서비스센터 Reportmart 진술의 soft close와 hard close 모두를 검토한다. hard close에서는 최종 조정이 이루어져야 한다. hard close statements가 인쇄되어 서비스센터에 배포될 것이다.
때로는 서비스센터가 특수하거나 드문 상황들로 인해 +/- 5% 손익분기를 못 맞추고 회계 연도를 예기치 않게 끝마칠 수도 있다. 그 이유를 RAPC에 알려야한다. 정기적이고 정상적인 부서별 관리 감독이 부족했다는 것으로는 +/- 5% 손익분기 조건 위반에 대한 합당한 사유가 되지 않는다.
서비스센터가 회계 연도 말 손익분기를 달성하기 위해 제 시간에 비용이나 요금을 합리적으로 조정할 수 없었다고 RAPC가 판단하면 잔액은 다음 연도의 예산 및 요금으로 이월 될 수 있다. RAPC는 정부에 이러한 정책적 예외 사항들, 발생 이유, 시정 조치 등에 대해 통보한다.
대부분의 학술 서비스센터는 주로 부서의 강사 및 연구원 사용자, 조직화된 연구(Organized Research) 사용자를 대상으로 사업한다. 후원 PTA에 대한 청구는 soft close로 완료되어야하지만, 조정이 여전히 필요한 경우, 센터는 최종 항목 청구를 위해 hard close도 하게 될 것이다. 학술 서비스센터 PTA 잔액은 프로젝트 및 조직 코드 기본값을 가진 연구비/기금으로 합산(rolled into)될 것이다.
부서 서비스센터 (역년말 calendar year-end 센터)는 1월부터 8월 31일까지, 그리고 9월부터 12월까지, 회계 연도 2년의 일부를 합하여 역년말 운영과 손익분기를 구성해야한다. 상기 서비스센터 관리자와 RAPC는 위의 회계 연도 일정과 마찬가지로 12월 이전에 운영 및 역년말 시점을 검토한다.
E. 대정부 연례보고 Annual Reporting to the Government
매 회계 연도가 끝나면 RAPC는 각 서비스센터에 대한 요약 상태 보고서를 정부에 제출한다. 요약 일정에는 각 센터의 수입, 지출, 손익분기점이 나열되어 있다. 또한 +/- 5% 또는 +/- 15% 손익분기 조건을 충족시키지 못하는 여하한 센터의 사유와 문제 해결을 위한 조치가 문서화되어 있다.

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