정보관리와 문서관리

소개글

정보관리와 문서관리에 대한 보고서 자료입니다.

목차

정보관리
1. 정보관리의 개념
2. 정보관리의 의미
3. 정보관리의 전산화
4. 정보관리 시스템
5. 정보시스템의 디자인
6. 정보시스템의 구조
7. 정보시스템의 개발과 참여

문서관리
Ⅰ. 문서관리의 개설
1. 공문서의 개념적 이해
2. 문서의 필요성
3. 문서의 종류
4. 문서관리의 의미
5. 문서의 편철
6. 문서의 정리
7. 문서의 보관 및 보존
8. 문서의 폐기

본문내용

당하거나 시행 불가능한 사항이 없어야 한다.
다. 당해 기관의 권한 내의 사항 중에서 작성되어야 한다.
라. 관계법령의 규정과 절차에 따라 그 형식이 정리된 것이어야 한다.
2. 문서의 필요성
모든 사무는 문서에서 시작하여 문서로 끝난다고 할 수 있다. 오늘날 사무자동화기기 등 사무관리의 매체가 급격하게 발전하고 있으나 기본적인 매체는 역시 문서인 것이다. 문서의 주요 기능은 의사전달과 보존이라 할 수 있으며, 일반적으로 다음과 같은 경우 문서가 필요하다.
가. 내용이 복잡하여 문서가 없이는 당해 업무의 처리가 곤란할 때
나. 사무처리결과의 증빙자료로서 문서가 필요한 때
다. 사무처리의 형식 및 체제상 문서의 형식이 필요한 때
라. 사무처리에 대한 의사소통이 언어적인 것으로는 불충분하여 문서에 의한 의사 소통이 필요한 때
마. 사무처리의 결과를 일정기간 동안 보존할 필요가 있을 때 등이다.
3. 문서의 종류
가. 작성주체에 의한 분류
나. 유통대상에 의한 분류
다. 문서처리 단계에 의한 분류 : 접수문서, 기안문서, 시행문서, 보존문서, 합의문서, 폐기문서 등
4. 문서관리의 의미
가. 문서 관리의 요건 : 정확성, 신속성, 용이성, 경제성, 논리성, 융통성
나. 문서관리의 기본 원칙
- 문서 집중관리의 원칙
- 기계화 및 사무자동화 원칙
- 표준화 및 간소화원칙
- 즉일 처리의 원칙
- 법령 적합의 원칙
- 책임자 처리의 원칙
- 신속성과 정확성의 원칙
다. 문서관리의 기능
- 의사 전달 기능
- 의사 보존 기능
- 문서관리의 순서 : 구분 →분류→편철→ 보관→ 이관 →보존 →폐기
5. 문서의 편철
처리가 끝난 문서를 기능 및 보존기간 등에 따라 분류하여 일정한 분량으로 묶는 것
문서철에 철하는 문서의 양은 200매를 기준으로 한다
6. 문서의 정리
문서의 정리는 문서를 일정한 기준에 따라 분류, 편철하여 폐기문서는 폐기 한다
가. 목적 : 문서를 체계적으로 관리함으로써 필요한 문서의 색출을 신속, 용이하게 한다.
나. 정리기간 : 매년 2월부터 3월 사이에 10일 이상의 기간을 정하여 1회 이상 실시
7. 문서의 보관 및 보존
가. 문서의 보관 : 문서가 처리 완결된 후부터 처리완결한 날이 속하는 연도의 말일까지 문서를 보관
나. 문서의 보존
- 문서의 보존기간 : 영구, 30년,20년,10년,5년,3년,1년의 7종으로 구분.
- 보존기간 계산일 : 당해문서를 완결한 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다
- 보존기간 책정기준 : 문서의 종류별 보존 기간 책정 기준은 총리령으로 정한다.
- 보존문서 : 완결된 문서를 처리과에서 보존기간 기산일까지 보관하는 것을 말함
- 보존방법
● Micro Film : 계속 보존할 필요가 있는 문서 내용을 마이크로 필름에 1:102 또는 1:401의 비율로 축소 촬영하여 보관
● Optical Disk (광 디스크) : 문서 및 사진 등을 영상으로 기록, 재생하여
보관한다.
8. 문서의 폐기
보존기간이 만료된 문서를 폐기하는 것으로 문서관리의 최종목적이다

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