[컨벤션] 컨벤션의 의의와 전개

소개글

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목차

* 컨벤션

Ⅰ. 컨벤션의 의의

Ⅱ. 세계 각국의 컨벤션 산업 현황

Ⅲ. 우리나라의 컨벤션 산업 현황

Ⅳ. 컨벤션의 전개

1. 목적 및 의제 설정
2. 회의 일정
3. 장소 선정
4. 회의 개최 협조
5. 참가자 문제
6. 회의 개최 준비
1) 회의 개최 협의
2) 회의자료 준비
3) 안내 및 진행요원의 교육
4) 의전
5) 수송
6) 숙박
7. 시설 및 회의장
8. 조직 구성
9. 회의의 정리와 평가

본문내용

요원의 교육
영접. 의전, 안내 등의 진행요원에 대한 교육을 사전에 실시하여야 하는데 영접과 의전에 관한 예절, 안내와 회의록 작성, 회의장과 외부연결, 불편사항 해소, 식사 및 다과 준비, 소지품의 보관, 회의 준비자료 배포, 확인 등에 이르기까지 회의와 그 진행안내에 관련된 전반적인 사항을 철저히 교육하여야 한다.
4) 의전
참가자에 대한 격식과 예우를 명확히 함으로써 참가자에게 정중하고 자신이 중요한 존재임을 느껴지도록 하여 이를 통해 회의 주최자에 대한 좋은 이미지를 구축할 수 있다.
5) 수송
회의에 관한 수송뿐만 아니라 회의이외의 국내여행, 다른 행사의 참가, 쇼핑(Shopping) 등에 대한 모든 교통수단들의 안내 계획을 세워 교통의 수단, 방법, 시간, 안내 및 인접교통상황에 대한 정보까지도 제공해야 한다. 또 항공예약 데스크 설치, 관광, 문화예술참관 등을 위한 국내 철도, 버스, 렌트카, 셔틀버스 등 차량운영에 대한 배차도 포함하여야 한다.
6) 숙박
참가자들의 숙박관계업무와 숙박시설의 확보도 매우 중요한 사항이므로 세심하게 계획을 세워야 한다. 숙박시설에는 통역서비스 및 환자의 발생시 진료, 후송 등의 처리할 수 있는 의료시설의 지정과 함께 숙박시설을 배정, 음식 메뉴, 숙박 데스크 설치 운영 등을 배려하여야 한다.
7. 시설 및 회의장
국제회의장이 별도로 마련되어 있지 않은 우리나라의 경우에는 국제회의장이 있는 호텔을 섭외하게 되는데 이 업무는 기획자가 직접 기본적으로 확인해야 할 사항이다.
회의 장.소는 내용에 따라 시설 및 준비가 달라질 수 있으나 일반적으로 주 회의장의 규모와 비품장치, 시설 등이 준비되고 부속시설과 휴게시설 그리고 소회의실 등이 갖추어져야 한다.
8. 조직 구성
국제회의에서 실질적인 운영하는 조직의 종류를 파악하고 그 행사에 맞는 조직을 회의기구조직의 내용을 보면 사무국, 홍보담당, 외전담당, 수송담당, 등록담당, 숙박담당, 회의담당, 사교행사담당, 관공담당, 시설 및 회의장 담당 등이 있다.
9. 회의의 정리와 평가
회의가 종료되면 각 참가자에게 감사서한을 송부하고 재무제표 및 결산서를 작성하게 된다. 그리고 종합 보고서를 작성하여 평가를 통해 미비점 및 잘못 된 것을 지적하며 차기 주최자에 인수인계 하여 참고로 활용하게 한다.
보고서 작성의 중요내용으로는
(1) 해당단체의 성격
(2) 개회시 경과
(3) 회의 준비 관계
가. 개최준비 위원회 조직
나. 준비사무국 설치
다. 각 분과 위원회의 업무추진 사항
라. 프로그램 작성
마. 회의장 계획
바. 통역 관계
사. 자료 작성
아. 등록 사항
자. 환영 영접계획
타. 안내장 작성 등
(4) 회의의 운영
가. 개회식
나. 소위원회운영
다. 회의 내용 및 결과
라. 동반자 프로그램
마. 전시 공연 등의 특별 이벤트 프로그램
바. 관장
사. 폐회식
아. 연설문 소개 등
(5) 총회보고 및 결정사항
(6) 재무관계
(7) 관계기관 협조사항
(8) 각종 홍보 및 보도
(9) 성과 및 반응
(10) 기타사항
가. 기록사진 소개
나. 유공인사 감사장 등

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