[컨벤션] 컨벤션의 의의와 전개

목차

* 컨벤션

Ⅰ. 컨벤션의 의의

Ⅱ. 세계 각국의 컨벤션 산업 현황

Ⅲ. 우리나라의 컨벤션 산업 현황

Ⅳ. 컨벤션의 전개

1. 목적 및 의제 설정
2. 회의 일정
3. 장소 선정
4. 회의 개최 협조
5. 참가자 문제
6. 회의 개최 준비
1) 회의 개최 협의
2) 회의자료 준비
3) 안내 및 진행요원의 교육
4) 의전
5) 수송
6) 숙박
7. 시설 및 회의장
8. 조직 구성
9. 회의의 정리와 평가

본문내용

의 교육
영접. 의전, 안내 등의 진행요원에 대한 교육을 사전에 실시하여야 하는데 영접과 의전에 관한 예절, 안내와 회의록 작성, 회의장과 외부연결, 불편사항 해소, 식사 및 다과 준비, 소지품의 보관, 회의 준비자료 배포, 확인 등에 이르기까지 회의와 그 진행안내에 관련된 전반적인 사항을 철저히 교육하여야 한다.
4) 의전
참가자에 대한 격식과 예우를 명확히 함으로써 참가자에게 정중하고 자신이 중요한 존재임을 느껴지도록 하여 이를 통해 회의 주최자에 대한 좋은 이미지를 구축할 수 있다.
5) 수송
회의에 관한 수송뿐만 아니라 회의이외의 국내여행, 다른 행사의 참가, 쇼핑(Shopping) 등에 대한 모든 교통수단들의 안내 계획을 세워 교통의 수단, 방법, 시간, 안내 및 인접교통상황에 대한 정보까지도 제공해야 한다. 또 항공예약 데스크 설치, 관광, 문화예술참관 등을 위한 국내 철도, 버스, 렌트카, 셔틀버스 등 차량운영에 대한 배차도 포함하여야 한다.
6) 숙박
참가자들의 숙박관계업무와 숙박시설의 확보도 매우 중요한 사항이므로 세심하게 계획을 세워야 한다. 숙박시설에는 통역서비스 및 환자의 발생시 진료, 후송 등의 처리할 수 있는 의료시설의 지정과 함께 숙박시설을 배정, 음식 메뉴, 숙박 데스크 설치 운영 등을 배려하여야 한다.
7. 시설 및 회의장
국제회의장이 별도로 마련되어 있지 않은 우리나라의 경우에는 국제회의장이 있는 호텔을 섭외하게 되는데 이 업무는 기획자가 직접 기본적으로 확인해야 할 사항이다.
회의 장.소는 내용에 따라 시설 및 준비가 달라질 수 있으나 일반적으로 주 회의장의 규모와 비품장치, 시설 등이 준비되고 부속시설과 휴게시설 그리고 소회의실 등이 갖추어져야 한다.
8. 조직 구성
국제회의에서 실질적인 운영하는 조직의 종류를 파악하고 그 행사에 맞는 조직을 회의기구조직의 내용을 보면 사무국, 홍보담당, 외전담당, 수송담당, 등록담당, 숙박담당, 회의담당, 사교행사담당, 관공담당, 시설 및 회의장 담당 등이 있다.
9. 회의의 정리와 평가
회의가 종료되면 각 참가자에게 감사서한을 송부하고 재무제표 및 결산서를 작성하게 된다. 그리고 종합 보고서를 작성하여 평가를 통해 미비점 및 잘못 된 것을 지적하며 차기 주최자에 인수인계 하여 참고로 활용하게 한다.
보고서 작성의 중요내용으로는
(1) 해당단체의 성격
(2) 개회시 경과
(3) 회의 준비 관계
가. 개최준비 위원회 조직
나. 준비사무국 설치
다. 각 분과 위원회의 업무추진 사항
라. 프로그램 작성
마. 회의장 계획
바. 통역 관계
사. 자료 작성
아. 등록 사항
자. 환영 영접계획
타. 안내장 작성 등
(4) 회의의 운영
가. 개회식
나. 소위원회운영
다. 회의 내용 및 결과
라. 동반자 프로그램
마. 전시 공연 등의 특별 이벤트 프로그램
바. 관장
사. 폐회식
아. 연설문 소개 등
(5) 총회보고 및 결정사항
(6) 재무관계
(7) 관계기관 협조사항
(8) 각종 홍보 및 보도
(9) 성과 및 반응
(10) 기타사항
가. 기록사진 소개
나. 유공인사 감사장 등

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