지식관리 시스템(KMS-Knowledge Management System)

소개글

지식관리 시스템(KMS-Knowledge Management System)에 대한 보고서 자료입니다.

목차

1. 지식과 지식관리
(1) 지식(Knowledge)
(2) 지식의 특징
(3) 지식관리(KM:Knowledge Management)
(4) 지식관리의 특징과 기능

2. 지식관리시스템의 정의와 목표

3. 지식관리시스템의 특징

4. 지식관리시스템의 필요성
(1) 기존지식 소실 방지
(2) 새로운 업무 적응 능력의 배양

5. 지식관리시스템의 단계별 분석 및 구축방안
(1) 지식창출 및 수집
(2) 지식의 조직
(3) 지식의 전달
(4) 지식공유 및 활용

6. 지식관리기술 아키텍처 수립

7. 지식관리시스템 관련기술
(1) 그룹웨어(groupware)
(2) 인트라넷(Intranet)
(3) 워크플로우시스템(Workflow System)
(4) 푸시 및 에이전트(Push & Agent) 기술
(5) 문서관리시스템(EDMS)
(6) 정보검색시스템(Information Retrieval System)

8. 공기업 사례분석
- KMS의 성과가 긍정적인 공기업에서의 특징들
(1) 평가 보상 제도
(2) KMS에 의한 효과 사례의 확산
(3) 최고경영자의 강력한 의지 및 지원
(4) 시행 전 치밀한 벤치마킹 노력
(5) 구성원 개개인의 자발적 의지
- 성과가 저조하게 나타나는 공기업에서의 특징들

본문내용

술은 푸시기술의 일종으로 최종사용자가 스스로 원하는 지식의 종류를 설정하여 원하는 정보를 자동으로 전달 받을 수 있도록 도와준다.
(5) 문서관리시스템(EDMS)
이 시스템은 조직 내의 명시적 지적자산인 전자문서 파일을 체계적으로 관리할 수 있도록 지원한다. 문서관리시스템은 문서의 저장도구일 뿐만 아니라, 전사지식의 효율적인 공유도구로서 지식관리시스템의 리파지토리로 많이 활용되고 있다.
(6) 정보검색시스템(Information Retrieval System)
원하는 정보를 쉽고 빠르고 정확하게 검색하고 결과를 사용자에게 도움이 될 수 잇는 형식으로 적절히 표현해 주는 것이 정보검색시스템이다. 사용자들의 검색 패턴을 다양한 방법으로 분석(자연어 검색, 유의어 검색 등)하여 이를 빈도순, 날짜순 등의 정렬을 통해 사용자들에게 좀더 정확한 지식을 신속하게 열람할 수 있도록 지원한다.
8. 공기업 사례분석
- KMS의 성과가 긍정적인 공기업에서의 특징들
(1) 평가 보상 제도
성과가 긍정적으로 나타나는 기업들 대부분은 성과에 대한 평가/보상 체계를 제도화 시켜서 평가결과 및 보상액의 불공정성 논쟁이 될 만한 사항들을 사전에 예방하고 있었다. 이들 기업의 보상 및 평가제도에서는 평가기간, 평가시점, 평가기준 등 평가에 대한 일목요연한 절차가 정의되어 있으며, 평가대상, 평가방법, 평가내용뿐만 아니라 각 수준별 포상에 대한 정의가 명확하게 제시되고 있었다.
(2) KMS에 의한 효과 사례의 확산
대상 기업들 중 KMS의 활용을 통해 실제로 기업 수익창출에 크게 기여한 사례가 있다. 기업 입장에서 수익창출 가치는 매우 큰 사례였으며, 이에 대한 충분한 인센티브가 해당 직원에게 주어졌다. KMS를 운영하고 있으면서도 이 시스템의 실제 효과에 대해서 아무도 공감하고 있지 못한 상황에서 수익창출 사례는 직원들에게 KMS의 효과를 체감 시키는 데 아주 효과적이었고, 이는 KMS의 활성화를 시키는 데 큰 작용요소가 되었다.
(3) 최고경영자의 강력한 의지 및 지원
최고경영층의 관심은 여러 연구에서 정보기술 도입 성공 결정요소로 지속적으로 포함되어오고 있다. 일반적으로, 최고 경영자의 지속적인 관심은 정보시스템의 성공에 중요한 역할을 하고 있으며, 공기업의 정보시스템 성공 관련해서도 시스템의 성공에 최고경영자의 지원은 성공적인 운영과 직접적인 관계가 나타나고 있다.
(4) 시행 전 치밀한 벤치마킹 노력
조직 구성원들이 KMS을 지속적으로 사용할 수 있도록 하게 한데는 KMS 도입 전 유사기업의 선행사례에 대한 벤치마킹 노력이 한 몫을 하고 있었다. 어떤 기업의 경우, 국내 유사 업종을 찾을 수 없어서 해외 벤치마킹을 시도하고, 벤치마킹 대상기업의 선행사례에 성공요소와 실패요소를 분석하여 자사의 KMS의 도입 및 운영에 필요 적절하게 적용하였다.
(5) 구성원 개개인의 자발적 의지
KMS내에 암묵지가 많아야지만 그 시스템이 성공적으로 운영되고 있고, 가치 창출 잠재력을 많이 가지고 있다고 단정하는 것은 무리가 있다. 형식지라 하더라도 실제 업무 향상에 큰 기여를 하거나, 의사결정에 도움이 되고, 업무의 신속한 처리를 도와주는 경우도 많이 발견되고 있다.
- 성과가 저조하게 나타나는 공기업에서의 특징들
(1) 동기부여가 확산되어 있지 않음
KMS에 지식을 공유 시키는 활동 자체가 무의미하고, 오히려 업무에 방해된다고 인식하고 있으며, KMS가 오픈 되어 운영되고 있다고 할지라도 이용수준이 업무와 관계없는 일반 레저 정보를 공유하는 수중에 그치고 있다.
(2) 개인주의 문화가 강함
KMS 성과가 저조한 기업에서 나타나는 또 하나의 장애요소로는 개인주의 문화를 들 수 있다. \'정보는 힘이다\' 가 \'정보를 가지고 있는 것은 힘이다\'로 인식되고 있는 경우가 많으며, 다른 사람에게 정보를 전달하는 것은 개인 경쟁력 상실이며 개인입지가 불안해 질 수 있다는 관념이 조직 안에 팽배하게 나타난다.
(3) 최고경영자의 지원 부족
KMS의 원활한 운영을 위한 최고경영자의 관심은 있지만 적극적이지는 않고, 시범을 보이고는 있지만 일시적 시범에 그치는 경우가 있다. 이 경우 조직 구성원들도 비슷한 최고경영자와 비슷한 양상을 보인다.
(4) 평가 및 보상제도의 미흡
KMS에서 지식을 이용하는 측면보다 KMS에 지식을 올리는 측면은 \'지식은 창출한다\' 성격이 있어서 조직 구성원들에게는 큰 부담이 아닐 수 없다. 그러나 일반적으로 기업에서는 KMS와 관련되 업무를 독립적인 업무라고 여기지 않으며 본연의 업무에 과중한 과외 업무라고 여기는 경우가 많은 실정이다.
(5) KMS에 대한 관심 저조
KMS가 무슨 시스템인지조차도 모르는 경우가 있었으며, 왜 사용해야 하는지, 교육을 받았어도 교육내용을 잘 이해 못하고 있는 경우가 있다.
(6) 추진부서와 사용자간의 커뮤니케이션 장애
KMS 도입 및 구축 시 실 사용자와의 충분한 커뮤니케이션 없이 시스템을 구축해놓고, 이미 구축한 시스템을 사용자에게 명목적으로 사용하게 하는 조직에서는 구성원들이 KMS 사용함에 있어서 거부 반응을 유발시킨다.
(7) 사용자가 정보화 관견 부서 팀을 불신
KMS이전에 기 도입한 시스템에 대한 불신의 영향이 KMS에까지 영쥡을 미치는 경우가 있다.
(8) 평가 보상제도의 공정성 및 공정성에 근거한 철저한 보상체계 확립의 미흡
KMS의 성과가 좋지 않은 조직에게서 나타나는 문제들 중에서 평가 보상제도와 관련된 사항들이 있다. 이들 조직에서 나타나는 행태로는 보통 보상에 대한 계획만 있고 미 실행 중 이거나 지속적인 활용을 유도하기 위한 보상체계가 미흡하다.
※ 참고문헌
유영만, 지식경영과 지식관리시스템. 한국언론자료간행회, 1999.
장우권, 대학도서관 지식경영과 지식관리시스템. 전남대학교 출판부, 2002.
장우권. 지식관리시스템에 관한 연구. 5회 한국정보관리학회 논문집, 1998.
김성희. 지식관리시스템의 단계별 분석 및 구축방안에 관한 연구. 정보관리학회지 제16권 2호, 1999.
이영희. 이정우 지식관리시스템의 성공요인, 연세대학교. 정보대학원, 2002
서창교, 신성호 지식관리시스템성과에 영향을 미치는 요인. 경영정보화연구, 2005

키워드

지식관리 시스템,   KMS,   지식관리,   지식관리시스템