컨벤션 등록·숙박 관리 리포트

목차

제 1 절 등록관리
1. 등록개요
2. 등록비, 등록기간
3. 등록신청서 관리
4. 등록절차
1) 사전등록(Pre-Registration)
2) 현장등록(On-site-Registration)
3) 기타등록데스크

제 2 절 숙박관리
1. 숙박 장소 선정
2. 객실확보
3. 숙박신청서 제작 및 발송
4. 객실배정과 지급방법
5. 숙박업무내용별 업무절차 및 수행요령
1) 호텔 선정
① 호텔조사
② 호텔과의 협의
③ 객실 확보
2) 숙박 예약 관리
① 숙박신청서 접수
② 숙박신청자 확인
③ 객실 배정
3) 숙박 현장 운영
① 숙박자 관리
② 숙박료 정산
4) 숙박 보고
① 일일 숙박 보고
② 최종 숙박 보고

본문내용

포함하여 참가자가 신청한 숙박정보를 바탕으로 주최 측에서 일괄적으로 호텔에 예약을 하는 방법이 있다. 여기서는 주최 측에서 일괄적으로 호텔에 예약 하는 방법으로 프로세스를 구성하였다.
숙박신청서에는 참가자가 자신의 예산과 취향 등을 고려하여 적합한 장소를 선택할 수 있도록, 행사장 및 타 숙박 장소와의 거리, 호텔 등급, 객실등급별 요금 및 할인율, 예약 후 미 투숙 참가자의 예치금(Deposit) 환불 거절 기준일자, 부대시설 현황, 주변지도 등의 정보를 제공해야 한다. 그리고 희망 숙박지, 투숙일자 및 체류기간, 숙박료 지급방법, 예치금(Deposit) 지급 및 반환방법 등을 기재할 수 있도록 구성해야 한다.
ⓐ 숙박신청서 제작 및 발송(Online 병행)
참가자들이 적합한 숙박 장소를 선택할 수 있도록 숙박과 관련된 세부 사항을 포함하여 신청서를 제작한다. 예치금 수령을 위해서 숙박신청서에는 개인 신용카드 정보를 기입할 수 있는 란이나, 개인 수표를 받을 수 있는 정보가 표함 되어 있어야 한다.
ⓑ 숙박신청서 접수(Oline 병행)
참가자들의 숙박신청서를 우편 및 전자우편을 통해 접수 받는다.
ⓒ 접수 내역 확인
PCO에서 해당 호텔로 참가자들의 숙박신청내역을 통보하고, 호텔에서는 접수내역을 확인한다.
ⓓ 예약 리스트 작성
각 호텔은 숙박신청자내역을 바탕으로 예약자 리스트를 작성하여 PCO에 알린다.
ⓔ 숙박신청 완료확인서 발송
PCO에서는 호텔의 예약 리스트를 확인하고, 참가자들에게 확인서를 발송해, 예약이 확정되었음을 알린다.
ⓕ 예치금 입금 확인 - 조직위원회 및 PCO 측
참가자들이 호텔 예약에 대한 예치금을 입금했는지 여부를 확인한다. 예치금이 입금이 되지 않았을 경우, 참가자들에게 금액에 대한 청구서(Invoice)를 발송한다.
ⓖ 예치금 입금 확인 - 호텔 측
PCO에서 해당 호텔에 예약한 참가자들의 예치금 입금내역을 통보, 호텔에서도 입금내역을 확인토록 한다.
② 숙박신청자 확인
ⓐ 숙박신청자 리스트 작성
참가자 중 숙박 예약 완료자와 예약 예정자를 구분하여 숙박신청자 리스트를 작성하고, 숙박현황을 파악한다.
ⓑ 변경 요청사항 처리 및 업데이트
참가자들의 숙박관련 변경내용 및 요청사항이 있으면 반영을 하여, 행사 참가자들의 숙박에 불편이 없도록 준비한다.
③ 객실 배정
행사 조직위 및 PCO에서는 객실 배정 시, 분쟁당사국이나 적개국간의 객실 분리배정 등 사전에 유의 할 사항들을 호텔에 주지시켜야 한다. 또한 객실의 배정에 많은 관여를 하기보다는 사전에 블록 된 물량이 제대로 배정되는가의 여부나 매일의 예약현황을 호텔 측으로부터 통보받는 정도로 하여야 한다. 환불, 객실변경, 취소사항 등의 업무는 가급적 참가자와 호텔 간에 직접 해결할 수 있도록 하는 것이 바람직하다.
ⓐ VIP용 객실 배정
참가자들의 숙박신청서 및 예약리스트를 바탕으로 객실을 배정하는데, VIP용 객실 배정은 주최 측과 협의하여 호텔에서 배정한다. 주최 측에서는 VIP객실에 갖춰져야 할 물품 및 기념품에 대해 호텔에 협조를 요청해야 한다. VIP의 취향이나 취미생활에 대한 정보를 가지고 있다면 그에 맞는 서비스를 제공해 주는 것도 적절하다. VIP용 객실에는 환영편지와 행사에 대한 정보가 담긴 프로그램은 필수로 비치해두어야 한다.
ⓑ 일반 참가자용 객실 배정
객실은 참가자들이 호텔에 도착하는 순서대로 배정해야 하며, 같은 그룹이나 동일지역 참석자는 같은 층의 객실을 배정하는 것도 고려해볼 수 있다.
ⓒ 객실배정 내용 통보
호텔에서는 객실배정 내용을 정리해 주최 측에 통보한다.
3) 숙박 현장 운영
① 숙박자 관리
숙박현장 관리를 위해, PCO에서는 숙박담당 데스크를 현장에 설치해 운영해야 한다. 숙박데스크 운영을 통해 투숙객들에게 편의를 제공하고, 현장에서 발생하는 예기치 못한 상황이나 변동에 대해 즉각적으로 대처할 수 있다.
ⓐ VIP CHECK IN/OUT 관리
현장 운영요원이 VIP룸의 투숙객이 도착하기 전, 환영 메시지, 와인, 과일 바구니 등의 기념물품이 준비되어 있는지를 확인하고, VIP가 도착하면 CHECK IN/OUT 을 돕는다.
ⓑ 일반참가자 CHECK IN/OUT 관리
호텔에 참가환영 현관 및 숙박데스크를 마련해 행사 참가자들이 원활하게 CHECK IN/OUT 을 할 수 있도록 돕는다.
ⓒ 현장 변경사항 대처
투숙예약객의 no-show 나 스케줄 변경, 미예약자의 투숙과 같은 상황이 발생할 경우, 현장 운영요원이 즉각 대처한다.
② 숙박료 정산
숙박료는 등록비에 포함시키거나 참가자 본인이 직접 지불하는 방법이 있다. 등록비에 포함시키는 방법은 편리하기는 하지만 참가자에게 부담을 주기 때문에 바람직하지 않으므로 대부분의 행사에서는 참가자가 직접 객실료를 지불하는 방법이 사용된다.
4) 숙박 보고
① 일일 숙박 보고
호텔에서 참가자들의 숙박사항을 담당하는 현장운영요원은 날마다 호텔에서 발생되는 숙박진행현황 및 변동사항을 행사사무국에 보고하여, 사무국과 현장간의 즉각적이고 유기적인 협조가 이루어지도록 해야 한다. 이러한 일일 숙박보고는 진행현황파악 및 향후 동일 문제 발생의 최소화에 도움을 줄 수 있다.
특히, 참가자들 중 CHECK IN/OUT 일정이 변경되는 경우, 입/출국 시간이 변경되었을 가증성이 있을뿐더러 참가자의 향후 행사참가 여부가 변동될 수 있다. 따라서 운영요원은 일정에서의 변동 사항 발생 시 사무국에 연락을 취해, 의전, 수송, 타 행사 등 회의 프로그램의 운영에 즉각적으로 변동 사항이 반영될 수 있도록 해야 한다.
② 최종 숙박 보고
행사 종료 후 숙박과 관련해 진행되고 발생된 모든 사항을 결과보고서로 정리해, 최종적으로 숙박 보고를 하며, 이는 행사 관련 DB로 활용될 수 있으므로, 차기 행사 운영에 참고가 될 수 있다.
숙박과 관련해서는 다음과 같은 항목에 대해 평가를 내려 숙박 보고에 반영하도록 한다.
- 숙박호텔에 대하여 참가자가 만족하였는가?
- 객실은 충분히 확보되었는가?
- 객실료 지불이 원활하게 진행되었는가?
* 참고문헌 *
컨벤션기획실무 문상희/신재기
컨벤션산업론 서승진/윤은주
국제회의, 이벤트편람 한국지방자치단체국제화재단

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