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본문내용

. 이에 자료 보존이 시급한 문제로 떠올랐고, 이는 자연스럽게 지방의 문서관 설립으로 이어졌다. 그리고 각 지방의 縣史 편찬과정에서 수집된 자료의 보존을 위한 노력이 문서관 설립으로 이어지는 경우도 많았다.
일본의 縣문서관은 야마구치현 문서관을 시작으로 현재 46개 都道府縣 중 54%에 해당하는 25개 縣에 설립이 완료된 상태이다. 이들 縣 문서관은 縣 지사에 직속되어 있으며, 중앙의 국립공문서관의 직접적인 지도감독을 받지 아니한다.
일본의 지방 문서관은 지역사회에서 다양한 기능을 맡고 있다. 따라서 지방의 문서관을 설치할 경우 독립된 문서관으로 할 것인지, 아니면 문서관을 박물관도서관과 함께 복합기능을 가진 통합조직의 하나로 할 것인가가 논란의 대상이 되고 있다. 사실 이는 미국과 유럽지역의 경우도 마찬가지 논쟁이 진행되고 있고, 일부의 경우 도서관 혹은 박물관과 같은 건물에 들어 있고, 기능이 통합된 경우도 있다.
이와 관련하여 일본에서는 지방자치단체의 어려운 재정을 감안할 때 도서관(혹은 박물관)과 문서관의 기능을 통합한 복합기능을 가진 시설이 좋다는 주장이 있는데, 이는 민속학자들이 주로 이러한 주장을 펴고 있다. 그들은 지역의 사료 수집은 기록자료만이 아니라 고고자료와 서민의 생활용품 등 민속자료도 포함해야 하므로 통합기능을 가져야 한다고 주장한다. 이에 대해 역사학자들은 문서관이 과거의 역사기록을 보존하는 기능도 하지만, 현재 생산되거나 사용중인 기록을 정리하고 보존하여 이후의 역사자료로 활용하는 데 대비하는 기능을 중점적으로 맡고 있다고 주장한다. 따라서 문서선별 작업과 이관업무는 행정실무자들과 긴밀한 협조체제를 유지해야 하는 등 여러 면에서 도서관과는 성격이 크게 다르므로 문서관은 독립해서 운영해야 한다고 주장하고 있다. 이러한 논의 속에서 현재는 문서관을 별도로 독립해서 설립하여 운영하는 것이 일반적 추세가 되어 가고 있다. 즉 각 지방에는 도서관-문서관-박물관이 각각 나름의 기능을 다하면서 지방문화 발전의 세 축이 되어야 한다는 것이 일반론으로 되어 가고 있다.
여기서 소규모 자치체 자료관의 한 모범으로 꼽히는 埼玉縣의 한 작은 도시인 八潮市의 자료관의 예를 들어 그 설립과정과 기능에 대해 알아보자. 이 자료관은 시사편찬이 계기가 되었다. 시사편찬 작업이 재정문제로 오래 끌면서 모아진 자료의 보존과 활용이 문제가 되었고, 이와 관련하여 자료관 설치에 대한 논의가 구체화되었다. 시에서는 자료관 부지를 매입하였고, 자료관 개설준비위원회를 만들어 선진 지역을 시찰하고 자료관 기본구상을 만들었으며, 자료관운영기본계획을 만들었다. 이어서 국고의 보조금을 받아 공사가 착공되었으며, 마침내 건물이 준공되어 개관을 보게 되었다.
이 자료관은 그 설치목적에 대해 \"八潮지방의 지역자료를 수집, 정리, 보존 및 조사연구하며, 八潮시의 문화향상과 문화유산의 보존을 위한 것으로, 八潮市立資料館을 설치하여 자료관 소장의 제 자료를 시민 일반의 활용에 제공하며, 八潮의 역사와 문화의 발전에 대한 이해를 심화시키고, 시민의 애향심 육성에 이바지할 것을 목적으로 한다\"고 하였다. 그리고 자료관의 기능에 대해서는 다음과 같이 규정하고 있다.
\"지역의 역사적 발전과 八潮시의 현황을 관찰하여 연구가 이루어지도록 지역 자료의 수집, 정리, 보존과 활용을 도모하는 것으로, 지역문서관 및 문화센터적 성격을 갖추어 다음의 기능을 할 것.
1) 八潮시민이 제 자료의 관찰과 활용을 위해, 지역의 역사 문화가 형성된 과정을 이해하여 문화를 창조할 수 있게 하는 자료관.
2) 지역의 고고, 역사, 민속 등의 자료, 행정문서, 지역문헌을 수집, 정리, 보관하고, 시민의 문화유산의 보존을 도모하는 자료관.
3) 지역문화의 향상을 도모하기 위해 강연, 강좌, 견학 등의 사업, 편찬물의 간행, 조사, 연구를 행하는 자료관.\"
이 같은 기능을 위해 자료관(시설은 부지면적 2,831평방미터, 건평 2,295평방미터) 내에는 전시기능을 위한 상설 및 기획전시실, 교육 보급기능을 위한 열람실 및 회의실, 조사 연구 기능을 위한 작업연구실, 관리 기능을 위한 사무응접실, 자료 수집기능을 위한 문서자료보존고가 각각 있다.
아울러 자료관 운영을 위해 시에서는 다음과 같은 조례와 규칙등을 갖추고 있다.
1) 八潮시립자료관 조례
2) 八潮시립자료관 조례 시행규칙
3) 八潮시립자료관 문서보존 專門員 규칙
4) 공문서의 관리 및 위임에 관한 규정
5) 八潮시립 자료관 자료관리 규칙
6) 八潮시립자료관 지정문서에 관한 규정
7) 八潮시립자료관 자료복사 실비 징수요강
그런데 특기할 것은 그 조례에 이 자료관은 \"시민의 교육, 학술, 지역문화의 발전에 기여하고, 문화유산의 보존을 도모한다\"고 규정하고, 그 관리를 교육위원회에 맡기고 있는 점이다. 시청이 아닌 교육위원회 산하에 둔 것이 특이하다. 한편 이들 조례 및 규칙은 공문서관법, 박물관법, 문화재보호법 등에 기초하고 있다. 이는 고고, 민속자료도 아울러 수집하는 등 박물관의 기능도 부분적으로 하고 있기 때문으로 보인다. 한편 중앙의 국립공문서관으로부터는 기록관리의 기술상의 지도와 조언만을 받고 있다.
Ⅵ. 기록자료의 활용
1. 개방업무
원칙적으로 모든 기록물은 개방이 가능하지만 비밀, 대외비 문서, 국가중요 정책결정 기록물, 외교 국방, 기타 보안유지에 필요한 기록물, 신분 및 재산관계 기록물은 문호를 제한한다.
2. 문호신청
국가기관 및 외국공관 등의 기관에서는 기관장이 문호의 목적문호자의 인적사항 등을 명시한 공문서로 신청한다.
일반인은 문호 신청서를 작성제출한다.
참고문헌
남궁황 - 정부기록자료의 관리 보존제도에 관한 비교분석, 중앙대학교, 1990
박은경 - EAD를 이용한 기록자료 자동화방안, 한국기록관리학회, 2002
설석규 외 1명 - 경북 북부지방 기록자료의 정리실태와 전망, 한국국학진흥원, 2003
이용숙 - 현장연구 자료의 기록과 관리의 다양한 방법들, 한국열린교육학회, 2010
정부기록보존소 - 기록 및 자료 활용안내, 1982
최유진 - 국립중앙도서관의 한국 관련 기록 자료 영인 수집 사업, 국립중앙도서관, 2011

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기록자료, 기록, 지방화, 기록관리, 기록보존

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